Tout professionnel, quel que soit son domaine d’activité gère un certain volume de données. Ces dernières proviennent de différentes sources en rapport avec son activité : bons de commande, questionnaires, factures, notes de frais, fichiers audio ou vidéos, comptes-rendus de réunions… Ces données sont ensuite extraites de ces sources afin d’être vérifiées puis saisies dans des fichiers structurés et fiables. Ce travail est assuré par un opérateur de saisie voire même par plusieurs agents lorsqu’il s’agit d’un professionnel gérant un volume important de données.
Comment choisir un opérateur de saisie qualifié ?
Il existe diverses solutions : recruter des opérateurs de saisie en interne, confier cette activité à un agent de saisie freelance ou la confier à une agence d’outsourcing. Là, aussi le professionnel bénéficie de divers choix, comme opter pour une agence située au sein du même pays ou pour une agence offshore, située dans un pays lointain (Madagascar, Île Maurice, Tunisie…).
- Le recrutement :
Le professionnel peut assurer cette activité en interne, en aménageant des bureaux et en achetant du mobilier, du matériel, des logiciels, des serveurs, tout en recrutant des opérateurs de saisie avec tout ce que cela implique comme charges. Ainsi, s’il opte pour la saisie de données en interne, au sein de ses locaux, le professionnel (entreprise, grand compte, école…) devra s’assurer que l’opérateur de saisie retenu dispose idéalement d’un baccalauréat professionnel secrétariat ou d’un BTS secrétariat. Avoir effectué une formation administrative serait un plus. Ensuite, il devra également bénéficier de l’expérience nécessaire lui permettant de répondre aux attentes et aux exigences de son employeur. Il doit maîtriser la langue de travail, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, il devra maîtriser également les différents logiciels de traitement de texte et de transcription ainsi que les outils informatiques, comme le scanner. Aussi, le professionnel devra tenir compte de la vitesse de frappe du candidat, sachant qu’elle devra être comprise entre 50 et 80 mots par minute. Enfin, un bon opérateur de saisie devra porter une grande attention aux détails, notamment lorsqu’il s’agit de chiffres.
L’inconvénient avec le recrutement est le fait de s’acquitter de salaires et autres charges même en cas de baisse d’activité, ce qui n’est pas rentable.
- Externaliser la saisie de données :
Le professionnel peut confier cette activité à un opérateur externe, tel un opérateur de saisie freelance ou à une agence d’outsourcing. Évidemment chaque solution offre un certain nombre d’avantages et d’inconvénients que le professionnel devra prendre en considération. Pour l’opérateur freelance, le choix devra se porter sur un prestataire bénéficiant des mêmes capacités qu’un opérateur recruté en interne, voire même plus. L’avantage est qu’un freelance bénéficie d’une bonne expérience dans le domaine et ne facture que les prestations réalisées.En optant pour une agence d’outsourcing, le professionnel bénéficie d’une myriade de services, notamment en faisant appel à une agence offshore comme https://www.operateur-de-saisie.com/. En effet, située à Madagascar, cette entreprise assure en plus de la saisie de données, d’autres prestations comme la vérification et le traitement des données, la saisie de factures, de notes de frais et de fiches produits entre autres. Forte d’une expérience de 12 années, cette entreprise garantit à ses clients des prestations rapides et fiables à la fois.
Quel que soit le choix du professionnel, il ne devra en aucun cas sauter sur le premier venu. Il devra vérifier ses références. S’il opte pour un recrutement, il devra tester ses futurs collaborateurs pendant une certaine période. S’il préfère externaliser la saisie de ses données pour économiser de l’argent et/ou se focaliser sur son activité clé, il pourra vérifier les références de l’opérateur de saisie freelance ou celles de l’entreprise d’outsourcing, en visitant leurs sites Web ou leurs pages sur les réseaux sociaux, et ne pas hésiter à les contacter pour avoir plusieurs avis. Ensuite, avant de signer le contrat, il est impératif d’y inclure des clauses relatives à la sécurité des données.
