La saisie de données est une activité essentielle pour le bon fonctionnement d’une entreprise (multinationale, auto-entreprise, TPE, PME…) ou de tout autre professionnel, car elle leur permet non seulement d’optimiser leur espace de stockage, mais aussi de conserver des informations importantes. Voici les principaux services nécessitant le recours à un opérateur de saisie :
- Le service comptabilité
La saisie des éléments comptables est indispensable pour une entreprise, car elle lui permet de tenir une comptabilité conforme aux normes légales en vigueur, avec respect des délais pour la TVA, respect du lettrage des opérations bancaires et suivi des contraintes pour les contrôles fiscaux, entre autres. Cette numérisation facilite grandement la tâche aux différents collaborateurs lors d’une recherche d’informations.
Les principales tâches assurées par un opérateur de saisie sont le scan de factures et d’autres pièces comptables, leur traitement sur logiciel comptable comme Sage ou Excel, la collecte de pièces justificatives, le contrôle des comptes et l’écriture d’inventaire, entre autres. La liste des tâches devant être assurées par un opérateur de saisie peut être plus ou moins longue en fonction de l’entreprise.
- Le service commercial et marketing
Une entreprise doit gérer efficacement sa relation client, en se basant sur un CRM (Customer Relationship Management) fiable. Ainsi, l’ensemble des outils utilisés pour traiter les différentes informations relatives aux clients et clients potentiels d’une entreprise devront être à jour, afin de permettre aux commerciaux d’effectuer leurs tâches de manière efficace. C’est ici qu’intervient l’opérateur de saisie, en apportant son savoir-faire et son expérience.
Une base de données incomplète, ou qui n’a pas été mise à jour peut conduire l’équipe commerciale à faire des erreurs pouvant coûter cher à l’entreprise. Toutefois, constituer une base de données, la mettre à jour régulièrement en vérifiant les différentes informations tout en supprimant celles qui sont inutiles ou ne sont plus d’actualité peut s’avérer être une tâche complexe et chronophage à la fois, d’où l’intérêt de la confier à un opérateur de saisie. Ce dernier se chargera non seulement de saisir les données relatives aux informations de contact, mais aussi celles qui sont liées aux appels téléphoniques des clients/prospects et leurs mails, tout en complétant les informations manquantes, réorganisant les contacts et éliminant ceux qui sont dupliqués.
Un bon CRM offre une vision globale claire et précise des interactions d’une entreprise, non seulement avec ses clients et clients potentiels, mais aussi avec ses fournisseurs et différents partenaires. Cet outil lui permet de faire des prévisions de ventes, de renforcer la fidélité de ses clients, de mieux cibler leurs besoins et de leur offrir des niveaux de services plus efficaces.
- Le stock
Une entreprise commerciale doit obligatoirement utiliser l’informatique pour tenir son stock, accélérer la tenue de ses dossiers et bénéficier d’un système d’inventaire permanent en temps réel, notamment si elle doit gérer un stock important.
L’informatisation de ce service en confiant la gestion des différentes données à un opérateur de saisie confirmé permet de suivre les différentes opérations relatives aux commandes et aux livraisons, en temps réel, ne laissant aucune chance aux erreurs pouvant déboucher sur un retour de marchandise pour non-conformité de la commande.
Aussi, un stock constamment à jour, permet d’anticiper l’approvisionnement, notamment pour les produits pouvant subir des risques de hausse de prix, à titre d’exemple. Il permet également de détecter les produits souffrant d’une rotation lente et de les éliminer, à la longue. Des données de stock informatisées permettent également d’anticiper les besoins de trésorerie, grâce à une meilleure planification des entrées et sorties.
L’opérateur de saisie se chargeant d’informatiser les données relatives au stock, devra avoir un minimum de connaissances dans le domaine, comme savoir scanner les codes-barres et les codes QR, au lieu de saisir les informations manuellement, sachant que cette opération nécessite des heures de saisie.
Est-il obligatoire de confier l'exécution de ces tâches à un opérateur de saisie en interne ?
Ces tâches peuvent être réalisées en interne, sachant que l’entreprise peut faire appel à un seul opérateur de saisie ou à plusieurs, en fonction de sa taille et de ses besoins. Toutefois, elle devra faire face à des frais d’exploitation qui peuvent être plus ou moins importants, notamment si elle décide d’affecter un ou plusieurs opérateurs de saisie à chaque service. Ces frais sont relatifs au recrutement de ressources humaines qualifiées, ainsi qu’à l’aménagement d’un espace de travail et à l’équipement de matériel informatique et de logiciels efficaces et essentiels à la réalisation de ces tâches.
Elle peut également recourir à l’externalisation, en faisant appel à un ou plusieurs opérateurs de saisie freelances ou à une plateforme de saisie en ligne, comme Operateur-de-saisie (site Web : https://www.operateur-de-saisie.com/). Cette dernière dispose de centaines d’opérateurs de saisie proposant une expertise adaptée et justifiant d’une expérience significative de 12 années. En externalisant sa comptabilité, les opérateurs de saisie externes permettent à l’entreprise de dégager sa précomptabilité tout en lui facilitant la gestion de sa relation avec son comptable ou expert-comptable. L’avantage avec l’externalisation, c’est de bénéficier de l’expertise des opérateurs de saisie, sachant que certains se sont spécialisés dans des domaines distincts, comme la comptabilité, les stocks ou le service commercial, entre autres. C’est pourquoi, lorsqu’une entreprise opte pour l’outsourcing de la saisie d’une partie ou de la totalité de ses données, elle doit s’assurer de confier cette tâche à un prestataire confirmé. Elle devra commencer par bien définir les tâches à externaliser, puis lancer un appel d’offres, trier les propositions reçues sous forme de devis, puis présélectionner deux ou trois offres. L’étape suivante consiste à effectuer quelques recherches sur le Web pour s’assurer de la capacité et du sérieux des prestataires, en optant pour celui qui bénéficie d’une certaine notoriété. Ce dernier devra remplir sa mission en respectant les consignes émises par l’entreprise commanditaire, qui devra faire en sorte que le contrat d’externalisation contienne une clause relative au respect de la confidentialité des données, ainsi qu’une clause (réversibilité) lui permettant de reprendre le contrôle sur ses données ou de confier leur saisie à un autre prestataire.
