Le travail de l’opérateur de saisie consiste à reproduire manuellement un contenu issu de diverses sources, dans une base de données pour le compte de son employeur ou pour celui de ses clients, s’il travaille pour son compte. Ce travail nécessite l’utilisation d’un ordinateur, d’un scanner et de logiciels de traitement de texte. Un opérateur de saisie en ligne, contrairement à un opérateur de saisie salarié, est appelé à saisir une gamme plus large de textes et de documents, car il aura à faire à des clients exerçant différentes activités et manipulant différents supports (documents manuscrits, grands livres comptables, contrats…).
Voici ses principales tâches :
Il peut être appelé à saisir des annonces, des factures, des fiches produits pour des sites de e-commerce, des bons de commande, des annuaires, des coupons (enquêtes, jeux concours…), des ouvrages littéraires, des notes de frais, des bases de données… Il peut également être appelé à effectuer d’autres tâches comme la recherche d’informations, la mise à jour des bases de données, la transcription audio (audiotypie), l’e-mailing, la collecte d’adresses mail, la mise en page de documents et la rédaction de courrier voire même dans certains cas la rédaction d’articles pour blogs ou pour sites WordPress, s’il en a les compétences.
Quel rôle joue-t-il ?
Qu’il travaille pour son compte ou pour le compte d’une plateforme de saisie en ligne, l’opérateur de saisie permet aux professionnels de passer à l’ère numérique, ce qui implique en même temps sa gestion du Big Data. En plus d’alimenter les bases de données, il veille à ce que chaque élément saisi soit exact et cohérent avec l’ensemble. En fonction de ses compétences, il peut saisir toutes les données imaginables, à partir de supports écrits ou sous format audio ou vidéo.
Sans opérateur de saisie, un professionnel est obligé de recruter du personnel ou de détacher son personnel, ce qui n’est pas facile à gérer dans le cas d’un grand volume de données, d’où l’intérêt d’externaliser cette tâche en la confiant à une plateforme de saisie en ligne, comme https://www.operateur-de-saisie.com/, une société offshore, située à Madagascar. Ce spécialiste assure la saisie des données, de bases de données, de factures, de notes de frais, de fiches produits. Il se charge également de la vérification et du traitement des données, de la saisie de leads et de l’organisation des tâches, en plus du traitement de candidatures. Ce spécialiste bénéficie d’une expérience de 12 années, garantissant à ses clients efficacité et respect des délais.
Un opérateur de saisie travaillant en ligne doit avoir plusieurs qualités et compétences, comme :
– La maîtrise des logiciels de traitement de texte (Microsoft Word, Microsoft Excel, FreeOffice, Google Docs), les tableurs…
– La maîtrise de plusieurs langues notamment celles utilisées dans le cadre de sa mission
– Avoir une bonne vitesse de frappe (au moins 8.000 caractères/heure)
– La capacité de prendre des notes et de retranscrire fidèlement le contenu des comptes rendus de réunions
– Faire preuve d’organisation
– La maîtrise des techniques de classement
– Savoir utiliser les logiciels de transcription
– Être attentif aux détails
– La capacité de s’adapter aux différents projets
Aussi, un opérateur de saisie en ligne doit impérativement respecter la confidentialité des données saisies.
Il existe deux sortes de plateformes de saisie en ligne :
– La première sert uniquement de trait d’union entre les opérateurs de saisie freelance et leurs clients ou futurs clients. Les porteurs de projets publient des projets, en spécifiant en détail les tâches devant être accomplies et les délais de livraison. Les opérateurs de saisie éditent des devis, tout en mentionnant certains détails comme leurs compétences et expérience. Le donneur d’ordre procède par la suite au tri des offres reçues, en choisissant l’opérateur offrant le meilleur rapport qualité/prix tout en bénéficiant d’une bonne réputation sur la plateforme, laquelle joue ici le rôle de tiers de confiance.
– La deuxième plateforme fonctionne différemment. Elle dispose de sa propre équipe d’opérateurs de saisie en ligne, lesquels exercent depuis leur domicile. La plateforme reçoit les demandes de porteurs de projets, puis sélectionne les opérateurs pouvant réaliser ces missions, sachant que l’équipe employée est généralement pluridisciplinaire tout en étant complémentaire. Ce type de plateforme peut mobiliser une centaine d’opérateurs en ligne ou plus pour un même projet, en veillant à sa bonne exécution dans les délais impartis.
Dans ce cas, plusieurs équipes seront constituées en fonction des compétences des opérateurs de saisie. Pour un grand volume de données, appartenant à titre d’exemple à une même entreprise, dès la réception des supports, le chef de projet attribue à chaque équipe une mission après avoir numérisé les documents à l’aide de scanners performants. Ces documents seront ensuite triés puis envoyés aux différents opérateurs de saisie. Ces derniers se chargeront d’extraire les données tout en les vérifiant, de sorte à éliminer les doublons et à éviter les incohérences tout en accordant une importance particulière aux chiffres notamment lorsqu’il s’agit de manipuler des données comptables ou statistiques. Les opérateurs procèderont parallèlement à la saisie des données vérifiées dans les bases de données appropriées, qu’ils livreront à leur superviseur dans les formats convenus.
Comment est recruté l'opérateur de saisie sur une plateforme de saisie en ligne ?
Un commis à la saisie de données peut répondre à une offre d’emploi et être retenu à l’issue d’un entretien et d’un test, comme il peut publier lui-même une proposition de services sur les sites d’annonces ou sur les réseaux sociaux et être contacté par la plateforme. Il peut également contacter cette dernière et lui proposer ses services.
Quelle formation devront-ils avoir ?
De manière générale, les opérateurs de saisie ont un niveau BAC ou BAC+2. Il peut s’agir d’un baccalauréat professionnel secrétariat, d’un baccalauréat technologique STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion), ou d’un BAC technologique ST2S (Sciences et Technologies de la Santé et du Social). Ils peuvent même accéder à ce métier avec un BTS secrétariat ou une formation administrative.
Toutefois, ces diplômes sont exigés dans le cadre d’un recrutement au sein d’une entreprise ou de tout autre organisme, se basant sur les qualifications. Pour travailler en ligne, ce sont les compétences qui sont exigées plutôt qu’un diplôme. Une plateforme de saisie en ligne est tenue par la qualité de son travail et par le respect des délais, c’est pourquoi l’accent est mis sur des curriculum vitae impeccables mettant plus en évidence les aptitudes et l’expérience que la formation.
Quelles qualités supplémentaires doivent avoir les opérateurs de saisie en ligne ?
Travailler à distance implique beaucoup d’organisation. Contrairement à un travail en présentiel, où le commis à la saisie est directement supervisé par son employeur, l’opérateur en ligne doit :
– Respecter les consignes émises par le client dans le cahier des charges et qui lui sont transmises par le chef de projet. Il devra respecter les contraintes relatives au temps, mais aussi les formats de livraison (texte, tableaux, listes et parfois même des graphiques).
– Être vigilant lors de la vérification des données traitées. Pour ce, il devra avoir le sens du détail et la capacité d’avoir une attention visuelle permanente.
– Être disponible, via les différents canaux de communication (Téléphone, Skype, e-mail…).
– Être à l’écoute tout en étant réactif.
Pour un opérateur de saisie, travailler en ligne pour une plateforme peut présenter des inconvénients. Pour certains opérateurs ayant travaillé auparavant en présentiel, et qui étaient habitués à travailler avec des collègues, avec lesquels ils partageaient même des pauses café, l’isolement peut devenir pesant à la longue.
Toutefois, travailler en ligne présente également divers avantages, comme :
– Éviter les trajets à faire chaque matin et en fin de journée, avec tout ce que cela implique comme contraintes (se lever très tôt parfois, les transports en commun, les retards…).
– Ne pas avoir à travailler sous la supervision d’un supérieur hiérarchique incompétent ou sadique, sachant que c’est l’une des raisons poussant de plus en plus de personnes à travailler depuis chez eux.
– Pouvoir se consacrer à sa vie de famille tout en travaillant, même si cela nécessite beaucoup d’organisation.
Combien sont rémunérés les opérateurs de saisie en ligne, par les plateformes ?
Tout comme un commis à la saisie travaillant en présentiel, l’opérateur travaillant en ligne peut bénéficier d’un revenu fixe, comme il peut être rémunéré à la mission ou à l’heure. Les plateformes adoptent des modes de rémunération différents.
Aussi, la rémunération peut varier d’une personne à une autre en fonction de divers facteurs, comme le niveau de compétences requis pour un projet ou les difficultés rencontrées lors de l’exécution des tâches. Elle peut également dépendre de la vitesse de frappe de l’opérateur de saisie ainsi que de la qualité de son travail. Par ailleurs, le tarif horaire pour la saisie de texte et la transcription de données audio est évidemment différent, car transcrire exige un niveau de compétences et de précision supérieur à celui d’une saisie ordinaire. La transcription est rémunérée à la minute audio. Donc, en matière de saisie en ligne, on ne peut évoquer un salaire ou un revenu fixe sans considérer tous ces facteurs.
