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La saisie de données est un travail consistant à intégrer des données dans une base de données à partir d'informations non électroniques. La saisie de données peut devenir en fonction du volume à saisir, une tâche fastidieuse qu'il s'agisse de formulaires, de questionnaires, de fichiers Excel, de coupons réponses ou d'enquêtes.
L'intégration des données est de plus en plus confiée à des sociétés spécialisées en externalisation. Lorsque pour une entreprise ou pour un organisme le volume à saisir est important et que les délais sont courts, il est plus judicieux de confier cette tâche chronophage à un prestataire externe. En effet ce type d’entreprise est habitué à gérer un grand flux de données. En lui confiant cette mission, le donneur d'ordre peut utiliser les résultats synthétiques pour atteindre certains objectifs.
- Améliorer la qualité de la saisie d'informations importantes, pour l'entreprise.
- Bénéficier de délais de livraison courts.
- Permettre au donneur d'ordre de focaliser ses efforts sur les activités stratégiques de son entreprise.
- Permettre à ses collaborateurs de se focaliser sur leurs métiers, au lieu de leur confier la saisie de données.
- Ne pas être obligé de créer un ou plusieurs postes d'opérateurs de saisie en interne, vu que cela nécessite des dépenses supplémentaires (locaux, matériel, mobilier, recrutement, logiciels...).
Les prestataires peuvent utiliser des logiciels de traitement de texte ou des outils informatiques comme le Back Office et le CRM, entre autres.
À partir des documents ou fichiers fournis par le donneur d’ordre (brouillons, notes, enregistrements audio, données comptables, contrats, rapports, comptes-rendus de réunions…), le prestataire confie cette tâche à son équipe d’opérateurs de saisie. Ces derniers sont formés et entraînés pour réaliser ce type de missions en s’adaptant aux besoins, consignes et procédures du donneur d’ordre. Ils veillent également à ce que ces missions soient faites dans les délais impartis. Les fichiers retournés peuvent avoir différents formats : fichiers Excel, PDF, Word…
Ce sont généralement des personnes formées aux différentes techniques de saisie de données, et bénéficiant généralement d’une expérience significative dans le secrétariat et/ou dans la gestion administrative. Ces personnes ont le sens du détail et l’esprit de synthèse, en plus de bénéficier d’une bonne vitesse de frappe (au moins 50 à 80 mots/minute). En outre, elles sont tenues par le respect du secret professionnel.