La saisie de données est importante pour l’activité d’une entreprise ou de tout autre professionnel. Toutefois, il se peut que les données saisies comportent quelques fois des erreurs pouvant avoir un impact important sur leur activité. Une entreprise confiant la saisie de ses données à un opérateur de saisie ne tolérera certainement pas les erreurs, sachant qu’elles peuvent être trop coûteuses pour être ignorées. L’avènement du Big Data, implique l’utilisation de données exactes, permettant à une entreprise d’établir ses stratégies et de planifier ses objectifs.
Erreurs courantes de saisie de données
L’opérateur de saisie peut saisir des données erronées. Elles peuvent être volontaires, mais sont souvent involontaires, comme :
– Les erreurs de transcription : elles englobent les fautes de frappe, les répétitions, la suppression, ainsi que les erreurs de transposition où les données ne sont pas saisies dans le bon ordre. Elles peuvent survenir dans le cas où l’opérateur utiliserait un programme qui corrige automatiquement les mots saisis.
– Les données incorrectes : ce sont des erreurs involontaires, reportées telles quelles à partir des sources utilisées. Le danger que peuvent représenter les données erronées, c’est qu’elles peuvent être utilisées telles quelles par les différents collaborateurs, équipes, départements et entraîner des problèmes à court ou à long terme. Les données incorrectes sont les plus difficiles à gérer, car il est nécessaire de revenir à la source pour les corriger.
Conséquences des erreurs de saisie de données sur l’activité d’un professionnel
– Des données erronées peuvent conduire à une mauvaise prise de décisions et être de ce fait la cause d’un échec.
– Certaines erreurs comme des factures avec des montants incorrects peuvent coûter cher à un professionnel.
– Des données erronées nécessitent du temps et des ressources pour leur détection et correction. Ceci entraîne des problèmes de productivité, ainsi que des retards dans la gestion.
Comment éviter les erreurs de saisie de données ?
– Travailler dans un environnement confortable. Qu’un opérateur de saisie travaille au sein de l’entreprise ou qu’il soit freelance, la fatigue oculaire et une douleur au poignet peuvent entraîner une saisie de données erronées.
– Exercer son attention et sa concentration au moment de la saisie. En effet, lors de la saisie de données, l’accent doit être mis sur la précision et globalement sur la qualité de la saisie, plutôt que sur le volume saisi.
– Ne pas sacrifier la qualité au profit de la vitesse. La précipitation entraîne toujours des erreurs, c’est pourquoi un bon opérateur de saisie doit se fixer des délais raisonnables pour chaque mission ou projet traités.
– Il faut toujours vérifier les données saisies deux fois et corriger les erreurs éventuelles, et ce avant même d’enregistrer le travail effectué. La réintroduction de données peut s’avérer une tâche particulièrement laborieuse, qu’il convient d’éviter.
– En plus d’être gourmande en ressources, la saisie manuelle d’un volume important de données peut devenir monotone. C’est pourquoi il est conseillé d’utiliser un outil d’automatisation basé sur la reconnaissance optique de caractères (OCR), permettant d’extraire automatiquement les données à partir de supports papier ou de fichiers PDF, par exemple. À l’issue de cette étape, l’opérateur de saisie se contente uniquement de vérifier et corriger au besoin les données saisies. De plus, l’automatisation permet de gagner un temps précieux et permet à l’opérateur de saisie de se consacrer aux tâches ne pouvant pas être automatisées.
Erreurs qu’une entreprise devrait éviter en recrutant un opérateur de saisie en interne, ou en externalisant la saisie de ses données
– Confier ses projets à un opérateur de saisie freelance sans compétences. Il ne suffit pas de savoir utiliser un ordinateur pour être un bon opérateur. La saisie de données est un métier à part entière, et un bon opérateur doit savoir utiliser les logiciels de traitement de texte, avoir de bonnes connaissances linguistiques, maîtriser le formatage de données et être organisé, entre autres.
– Dans le cas où le volume à saisir est trop important, éviter d’en confier la saisie à un seul opérateur ou à un nombre restreint d’agents, sachant que lorsqu’ils sont débordés et fatigués ils auront plus tendance à faire des erreurs imprudentes. Il est préférable dans ce cas, de se tourner vers l’externalisation, en faisant appel à une entreprise spécialisée en saisie de données, comme https://www.operateur-de-saisie.com. Chez OPS, pour traiter des projets volumineux, plusieurs équipes d’opérateurs de saisie sont mobilisées. Confier la saisie de données à un prestataire externe peut s’avérer une option viable pour éviter les erreurs de saisie.
