Toutes les entreprises récupèrent et enregistrent des informations importantes sous format numérique en recourant à la saisie de données. Les supports d’origine peuvent être des factures, des chèques, des documents manuscrits, des bons de commande, des déclarations fiscales, des fiches clients ou les résultats d’un sondage, entre autres. Bien que cette tâche soit assez simple, mais en plus d’être laborieuse elle nécessite énormément de temps, raison pour laquelle les entreprises confient cette mission à un opérateur de saisie, en créant un ou plusieurs postes en interne. Toutefois, pour plusieurs raisons, de plus en plus d’entreprises préfèrent confier la saisie de données à un prestataire externe.
Voici les principales raisons de l'externalisation :
– Bénéficier des compétences et de l’expérience des opérateurs de saisie.
– Pour une entreprise, exercer cette activité en interne nécessite un espace dédié avec du mobilier, des logiciels, sans oublier le recrutement et les charges sociales y afférentes.
– Externaliser cette activité permet à l’entreprise de se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée, tout en permettant à ses salariés de se concentrer sur leurs métiers et objectifs de carrière.
– Disposer d’une base de données fiable et centralisée
– Profiter d’un rapport qualité/prix avantageux, sachant que l’entreprise ne paie que les tâches accomplies, tandis qu’en créant un service de saisie en interne, elle devra payer ses salariés même dans le cas où il n’y aurait pas de projets.
Les entreprises, peuvent-elles faire confiance à un opérateur de saisie externe ?
Il y a deux sortes d’opérateurs de saisie externe :
– L’opérateur freelance : il exerce son activité en télétravail, et peut traiter de sujets différents tout comme il peut être spécialisé dans un domaine précis. Il n’est rémunéré qu’au volume saisi.
– L’agence d’externalisation : située dans le même pays ou dans un pays autre (offshore) que celui du donneur d’ordre, elle dispose d’un certain nombre de collaborateurs pluridisciplinaires, qualifiés. Ces agences sont habituées à travailler dans le respect des exigences de leurs clients tout en ayant la possibilité de gérer un grand volume de données, dans des domaines variés.
Toutefois, qu’elle opte pour un opérateur de saisie freelance ou pour une agence d’outsourcing, une entreprise ne devra pas être obnubilée par les tarifs les plus bas, au risque d’avoir des prestations de piètre qualité, ou de prendre des risques plus ou moins importants avec ses données. Même s’il est vrai que l’externalisation permet de réduire le coût de la saisie des données de 30 à 60% ; pour certains spécialistes il est préférable de bénéficier d’une économie de moindre importance avec des prestations de bonne qualité, que l’inverse. Avant d’opter pour un prestataire, l’entreprise devra d’abord recevoir les devis, puis comparer les différentes offres, tout en prenant le temps de se renseigner au sujet de chaque prestataire et ce en s’adressant aux entreprises clientes référencées sur leurs sites Web.
Un bon prestataire devra disposer des bons outils et proposer des services en adéquation avec les attentes et le budget du client. Il devra également apporter les garanties nécessaires concernant la sécurité des données. En effet, une fois l’opérateur de saisie externe ou l’agence d’outsourcing choisis, il convient lors de la signature du contrat d’externalisation de mentionner les clauses relatives aux données : confidentialité, propriété intellectuelle, durée de stockage, délais de destruction des données après traitement… Aussi, le contrat devra contenir une clause de réversibilité au cas où le prestataire ne respecterait pas ses engagements, ce qui garantirait à l’entreprise la possibilité de confier ces prestations à un autre opérateur de saisie ou à une autre agence.
Il existe des prestataires offshore offrant à leurs différents clients une palette de prestations, réalisées dans les règles de l’art et dans le respect des consignes émises par les clients. On peut citer entre autres : https://www.operateur-de-saisie.com/, une agence située à Madagascar, et offrant des services de même qualité que ceux fournis en France mais avec des prix plus avantageux.
