L’opérateur de saisie administratif et financier, est un agent jouant un rôle important au sein d’une entreprise, car il alimente ses bases de données dans le but de faciliter leur utilisation par les différents services.
Ses principales tâches sont :
– La collecte des données administratives et financières et leur évaluation afin de s’assurer de leur exactitude ainsi que de leur cohérence
– La saisie de données ainsi que la compilation et le classement des dossiers
– L’organisation et le maintien des différentes bases de données afin qu’elles soient accessibles pour ses collaborateurs
– La création des graphiques et autres diagrammes permettant de présenter les données plus clairement aux différents utilisateurs du service financier
– La numérisation, l’impression et le classement des documents au format électronique et parfois au format papier
– La protection des informations confidentielles contre les parties non autorisées
– La préparation des rapports et des comptes-rendus
– La saisie et la réponse aux courriels et parfois même la réception, l’émission et le transfert d’appels téléphoniques
Les tâches d’un opérateur de saisie administratif et financier peuvent différer d’un employeur à un autre, c’est pourquoi le candidat idéal doit être polyvalent.
Quelles compétences doit-il avoir ?
Au-delà de sa maîtrise du traitement de texte, des tableurs et des bases de données, tout en ayant de bonnes connaissances en finances et en administration ; l’opérateur de saisie administratif et financier doit avoir des compétences en matière d’analyse des informations, d’identification et de résolution de problèmes, en temps opportun. Aussi, il doit travailler de manière autonome avec un minimum de supervision, et être très attentif aux détails, sachant que les données financières sont très sensibles et qu’une petite erreur (chiffre inversé ou incomplet) peut causer d’énormes préjudices à l’entreprise. Aussi, un bon opérateur de saisie doit savoir hiérarchiser et planifier ses tâches, notamment lorsqu’il devra traiter une charge de travail aussi volumineuse que diversifiée.
Il devra en outre, avoir d’excellentes compétences en communication aussi bien écrite que verbale, sachant qu’il sera appelé à travailler avec différents services dans le but de collecter et de transmettre des informations. Il est nécessaire que l’opérateur de saisie bénéficie d’un haut niveau de flexibilité, d’ingéniosité et de réactivité.
Quelle formation doit avoir un opérateur de saisie administratif et financier ?
Même si certaines entreprises n’exigent pas une grande expérience, le domaine de l’administration et des finances nécessite des connaissances spécifiques, c’est pourquoi de plus en plus d’employeurs recherchent des candidats diplômés dans l’administration et les finances ou ayant d’excellentes connaissances dans ces domaines. Aussi, il n’existe pas de formation proprement dite en saisie de données dans le domaine administratif et financier, mais le candidat idéal doit soit être diplômé en saisie de données tout en ayant d’excellentes connaissances en finances et en administration, ou être diplômé dans ces deux domaines tout en ayant d’excellentes compétences en saisie de données.
Quel rôle joue-t-il au sein de l’entreprise ?
L’opérateur de saisie administratif et financier joue un rôle important au sein de l’entreprise, même s’il évolue dans l’ombre de ses responsables. Il permet de préparer le terrain à ses collaborateurs exerçant au sein des services financier et administratif, en leur facilitant et optimisant l’accès aux différentes données leur permettant d’effectuer leur travail.
Est-il nécessaire que l’opérateur de saisie exerce ses fonctions en interne ?
Pour être plus productive, une entreprise peut externaliser la saisie de ses données en la confiant à un prestataire externe et ce qu’il s’agisse d’un opérateur de saisie freelance ou d’une société de saisie des données. Ce prestataire peut être basé dans le même pays (onshore) que l’entreprise commanditaire, ou dans un pays éloigné (offshore) comme Operateur-de-saisie, dont voici le lien du site Web : https://www.operateur-de-saisie.com/. L’externalisation de cette activité extrêmement chronophage et laborieuse, permet à une entreprise de se focaliser sur son cœur de métier. Elle lui permet également d’économiser les coûts d’exploitation de cette activité en interne (locaux, mobilier, outils, logiciels, formation, charges salariales et sociales…), car recruter des opérateurs en interne revient plus cher à une entreprise que de recourir à un prestataire lui permettant de se décharger de cette activité, tout en gardant le contrôle sur son budget. Aussi, en choisissant un bon prestataire, l’entreprise peut avoir la garantie de bénéficier de prestations de haut niveau.
Toutefois, si une entreprise opte pour l’externalisation de cette activité, elle ne devra pas focaliser son choix sur le prestataire proposant les prix les plus bas, mais sur sa capacité à répondre à ses besoins dans les délais impartis tout en assurant la confidentialité de ses données.
