Qu'est-ce qu'un opérateur de saisie ?
Il s’agit d’un agent administratif chargé de la saisie de données issues de différentes sources (documents manuscrits, bons de commande, bons de livraison, factures, notes de frais, formulaires de contact, questionnaires…). Avant leur saisie, il devra d’abord les scanner au besoin, les trier, puis les vérifier en éliminant les erreurs et les incohérences, avant de les stocker dans la base de données adéquate. Elles y seront indexées par familles afin de permettre aux différents utilisateurs de les identifier automatiquement sans perdre de temps.
Le candidat idéal devra posséder les qualités suivantes :
– Avoir une excellente maîtrise de l’orthographe, du vocabulaire, de la grammaire ainsi que de la ponctuation
– Détenir une expérience de travail éprouvée dans le domaine
– Avoir une bonne vitesse de frappe, avec un minimum de 50 mots par minute
– Maîtriser les outils comme MS Office
– Être à l’aise avec les équipements de bureau comme le scanner
– Avoir des connaissances dans le domaine administratif
– Avoir de solides compétences organisationnelles avec le souci du détail et le respect des délais impartis
– Respecter la confidentialité des données tout en assurant leur sécurité
L'opérateur de saisie ne fait-il que de la saisie de données?
Un bon opérateur de saisie peut se spécialiser uniquement dans la saisie de données, comme il peut être polyvalent et assurer d’autres tâches en rapport avec les données.
Ainsi, il peut procéder à :
- La saisie des notes de frais :
Il s’agit d’une pièce comptable regroupant les différentes dépenses payées par un salarié dans le cadre de son travail, et devant être justifiées, afin de lui permettre de se faire rembourser par son employeur. Le rôle de l’opérateur de saisie est de faire rentrer les différentes données relatives aux dépenses qu’il a engagées (montant, taxe, désignation de l’article ou du service, moyen de paiement et date) en se basant sur le reçu de paiement et la facture présentés par le salarié. Il va alors s’aider d’un logiciel de traitement de texte comme Excel, puis imprimer le fichier dans le but de le présenter à l’employeur.
- La saisie des factures :
Il s’agit là d’un document important, puisqu’il représente une preuve infaillible de transfert de propriété d’un produit ou d’un service. Le rôle de l’opérateur de saisie est de reprendre les informations clés de la facture, telles que la date, la désignation du produit/service, la quantité, le montant hors-taxes, le montant de la taxe, le montant toutes taxes comprises ainsi que les délais et moyens de paiement, sans oublier les informations relatives au client et au fournisseur. Toutes ces données seront intégrées dans une base de données dédiée, permettant aux utilisateurs de retrouver aisément les détails relatifs à une vente ou à un achat.
- La saisie des leads :
Dans le but d’accroître sa productivité, une entreprise devra convertir ses leads en clients fidèles. Dans cette optique, l’opérateur de saisie se basera sur les supports d’informations (formulaires de contact…) qui seront mis à sa disposition afin d’extraire les informations relatives aux leads. Il les compilera ensuite dans une même base de données pour permettre aux commerciaux de contacter les différents prospects. Cette base ne devra pas contenir d’erreurs ou de doublons, car cela compromettrait les chances de l’entreprise de convertir ses différents leads.
- Au traitement de candidatures :
Lors d’une opération de recrutement, une entreprise doit gérer un nombre important de candidatures. Souvent, dans le but de les traiter de manière efficace elle est obligée de détacher des agents ayant d’autres prérogatives, pour assurer cette mission. Toutefois, en agissant de la sorte, elle risque de baisser sa productivité et de démotiver des salariés ayant d’autres objectifs de carrière. C’est pourquoi le recours à un opérateur de saisie s’avère nécessaire.
Ces agents de saisie devront trier puis classer les candidatures selon leur degré de pertinence, afin de permettre au personnel chargé du recrutement de mieux organiser ses tâches en vue de mener à bien l’ensemble de la procédure de recrutement (vérification des curriculum vitae, convocation pour un entretien…).
- La vérification de données :
Dans le but d’exploiter des données, il est nécessaire de les examiner dès leur collecte à l’état brut, afin d’éliminer les erreurs ainsi que les doublons. Ce n’est qu’après cette étape qu’elles pourront être intégrées dans une base de données. Le résultat final devra être cohérent afin de pouvoir être exploité par les différents utilisateurs. Dans le cas où des données seraient stockées sans avoir été préalablement vérifiées ou dans le cas où cette phase aurait été incomplète ou mal exécutée, ceci pourrait conduire à une prise de décision erronée par les services concernés. Les erreurs devant être éliminées sont généralement des fautes de transcription ou des fautes de transposition de l’ordre des chiffres ou des lettres. Un opérateur de saisie performant devra éviter ce genre d’erreurs.
- La saisie de fiches produits :
Dans le but de présenter les caractéristiques d’un produit ou d’un service, plusieurs entreprises accordent une grande importance à la saisie de leurs fiches produits. Ces supports détaillent les caractéristiques marketing d’un produit/service, permettant ainsi aux consommateurs de connaître leurs atouts. Qu’elle soit imprimée sur support papier ou éditée sur le site de e-commerce de l’entreprise, la fiche produit devra être claire et contenir l’essentiel des caractéristiques afin d’éviter que les personnes qui la consultent se tournent vers un concurrent en cas de manque d’informations. Son rôle principal est de convertir les leads en clients, tout en fidélisant davantage les clients existants. Aussi, bien élaborée, elle optimise le référencement du site de l’entreprise dans les moteurs de recherche.
L'opérateur de saisie peut-il assurer davantage de tâches ?
Il peut effectivement être chargé de la saisie du courrier de son employeur voire même assurer les compagnes de mailing, lorsque ses compétences linguistiques et rédactionnelles le lui permettent. Il peut également être appelé à prendre des notes ou à consigner intégralement les propos tenus lors de conférences ou de réunions.
Est-il obligatoirement un salarié ?
Un opérateur de saisie peut travailler pour son employeur (entreprise, multinationale, banque…) en tant que salarié, comme il peut travailler pour son compte, en freelance et offrir ses services aux professionnels de manière périodique en étant rémunéré au volume saisi, ou de manière permanente en étant rémunéré au forfait. Un opérateur de saisie peut également travailler ou télétravailler avec des agences d’outsourcing, sachant que ces dernières offrent à leurs clients une palette de prestations dans le domaine de la saisie et le traitement des données. Toutefois, elles sont tenues tout comme l’opérateur de saisie freelance par le secret professionnel ainsi que le respect des consignes et des délais de traitement. La question relative à la sécurité des données est aussi très importante, parce que le prestataire doit idéalement mettre en place une plateforme d’échanges sécurisée.
L’avantage des agences d’outsourcing est de faire appel à des opérateurs de saisie pluridisciplinaires, ce qui garantit à leurs clients la prise en charge de leurs tâches avec le professionnalisme requis et dans les délais impartis. Parmi ces agences, on peut citer https://www.operateur-de-saisie.com/, un professionnel basé à Madagascar, et mettant 12 ans d’expérience au service des professionnels, quel que soit leur domaine d’activité.
