La saisie de données représente pour un professionnel, quel que soit son domaine d’activité une tâche importante. En effet, à l’ère du numérique, il est inconcevable de travailler avec des supports révolus qui nécessitent un espace de stockage plus ou moins important, tout en imposant des difficultés aux différents utilisateurs, lesquels peuvent mettre beaucoup de temps pour retrouver les informations recherchées, et vérifier leur pertinence avant de pouvoir les utiliser. De plus, le RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) impose aux entreprises l’archivage de leurs informations, bien que la méthode de sauvegarde n’ait pas été spécifiée ou imposée par cette loi. L’objectif est de permettre à tout professionnel de se servir de ces documents comme preuves auprès de la justice.
Tout ceci pousse les professionnels à saisir leurs informations en les sauvegardant dans des bases de données en détachant une partie du personnel en place, ou en recrutant des opérateurs de saisie. Toutefois ces deux solutions présentent également des inconvénients pour le professionnel. En confiant cette tâche à un personnel ayant d’autres prérogatives, ce dernier peut être démotivé, sans oublier la baisse de productivité pouvant être occasionnée par cette solution, notamment dans le cas où l’entreprise ou tout autre professionnel souffrirait déjà d’un manque de ressources en interne.
En recrutant un opérateur de saisie, même pour une mission de quelques semaines ou quelques mois, il devra leur dédier un espace de travail tout en l’aménageant avec le mobilier, les outils (ordinateurs, scanners, téléphones…) et les logiciels nécessaires au traitement de texte et à la transcription audio. Cette deuxième solution n’est pas économique, d’où l’intérêt d’externaliser cette activité en la confiant à un prestataire externe.
Qui contacter ?
Pour une mission périodique ou d’une durée illimitée, un professionnel peut contacter un opérateur de saisie freelance ou une plateforme de saisie de données en ligne. Les deux solutions offrent divers avantages au professionnel, comme :
– Bénéficier d’un service de qualité, grâce à des opérateurs de saisie expérimentés qui prennent le temps nécessaire pour vérifier chaque donnée avant sa saisie.
– Recevoir les projets dans les délais impartis, car ces opérateurs sont habitués à travailler sous pression dans le but de respecter cette contrainte.
– Réduire les dépenses liées à l’exploitation de cette activité en interne, comme le mobilier, les outils et les différents logiciels utilisés dans la saisie de texte. Aussi, la saisie en interne implique d’autres frais, comme la charge salariale, les charges sociales et les coûts de la formation éventuellement.
– Pouvoir recentrer ses ressources sur son activité principale, et asseoir sa notoriété sur le marché.
– Faciliter une fois les bases de données créées et/ou mises à jour, le travail de chaque collaborateur.
Comment contacter le bon prestataire ?
Avant, le donneur d’ordre doit déterminer les tâches à externaliser et celles qu’il doit réaliser en interne. Généralement, l’externalisation concerne les tâches chronophages et/ou complexes. Parfois, l’activité d’une entreprise et sa taille lui imposent l’externalisation intégrale de cette activité.
Aussi, il est nécessaire de déterminer le volume de données à saisir. S’il s’agit d’un petit volume, il est tout à fait possible de le confier à un prestataire freelance. Autrement, pour des volumes beaucoup plus importants, il est recommandé de faire appel à une plateforme de saisie de données, comme https://www.operateur-de-saisie.com/. Ce spécialiste en saisie offshore, est basé à Madagascar et travaille avec une importante équipe d’opérateurs de saisie en ligne, ayant les compétences et l’expérience nécessaires pour prendre en charge tout type de projet relatif aux données.
Les principales missions assurées par ce prestataire externe, sont :
– La saisie de données et de bases de données
– La saisie de factures et de notes de frais
– La saisie de leads et l’organisation des tâches
– La vérification et le traitement des données
– Le traitement de candidatures dans le cadre d’une procédure de recrutement
– La saisie de fiches produits
Operateur-de-saisie.com, est riche d’une expérience de douze années, où ses équipes ont eu à gérer tout type et volume de données. De plus, ce prestataire offshore est en mesure de prendre en charge de grands projets, sachant qu’il a la possibilité de mobiliser des centaines d’opérateurs de saisie sur un même projet, afin de le livrer dans les meilleurs délais.
Pour choisir le bon prestataire, il convient de procéder comme suit :
Il est possible de confier cette activité à un prestataire basé en France ou même à l’étranger (offshore), sachant qu’en optant pour cette deuxième option il est tout à fait possible de payer moins (jusqu’à 3 ou 4 fois moins cher) pour des prestations de même qualité qu’en France. Toutefois, même si cette stratégie est gagnante, il est important de se pencher vers un prestataire de confiance, afin d’éviter les risques qui suivent :
– La confidentialité des données : c’est un point très important pour un professionnel, le prestataire choisi devra respecter ce critère, qui sera mentionné dans le contrat d’externalisation.
– La qualité des services : l’agence d’externalisation choisie devra être en mesure de fournir un travail de qualité, conforme aux exigences du donneur d’ordre et permettant aux différents utilisateurs d’en bénéficier de manière optimale.
– Le respect des délais : parfois, l’urgence d’une mission pousse un professionnel (entreprise, PME, école, banque…) à opter pour le premier prestataire répondant à l’appel d’offres. Or, c’est une erreur qui peut coûter cher au professionnel, qui devra vérifier les qualifications du prestataire ainsi que ses certifications et sa réputation, et ce avant la signature du contrat.
En plus de ce qui a été cité plus haut, externaliser la saisie des données ne devra pas se faire sans un contrat clair et transparent, lequel devra comporter non seulement une clause relative à la confidentialité des données et les délais de livraison, mais devra inclure également les pénalités en cas de retard ainsi qu’une clause de réversibilité en cas de faillite. Cette dernière permettra au professionnel de confier le projet à un autre prestataire. Aussi, le donneur d’ordre devra mettre en place un comité de suivi, chargé de veiller à la bonne exécution du contrat d’externalisation, tout en mesurant l’impact de cette solution sur son activité.
