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Les entreprises et les différents organismes, qu'ils soient publics ou privés sont confrontés à la saisie de leurs bases de données, qui peuvent être plus ou moins volumineuses. En effet, extraire les informations des supports sous format papier ou format PDF, JPG/JPEG, DOC/DOCX, XLS/XLSX... et les transformer en fichiers base de données peut s'avérer très long, notamment lorsqu'il est question de les mettre à jour et de les enrichir, en collectant et vérifiant des données provenant de différentes sources.
Le nombre d’opérateurs de saisie par équipe n’est pas limité, il est possible d’affecter plusieurs opérateurs d’une dizaine à un millier à un projet ou une demande du client selon les besoins de ce dernier et la complexité du travail. Lors de la réception des demandes et projets des clients, OPS en plus de vérifier les informations va aussi proposer un délai adapté. Les missions prises en charge par les opérateurs de saisie peuvent être à cout ou à long terme selon le choix et les besoins du client.
Cette tâche est assurée par des opérateurs de saisie. Toutefois, il est recommandé à l'entreprise ou à l'organisme d'externaliser cette activité, extrêmement chronophage, pour les raisons suivantes :
Eviter de recruter du personnel et de faire face à certaines dépenses, sachant que l'externalisation permettra au donneur d'ordre de bénéficier de prestations périodiques de qualité et à moindre coût, facturées en fonction du volume des données à saisir.
Se concentrer sur son activité clé et décharger ses salariés de cette activité fastidieuse.
Bénéficier des compétences d'opérateurs de saisie qualifiés, expérimentés et outillés avec des ordinateurs performants ainsi que les logiciels et les interfaces nécessaires à la bonne exécution de cette activité.
Permettre à l’entreprise ou à l’organisme de compiler les différentes informations relatives à son activité dans un même support, permettant aux différents utilisateurs de les retrouver aisément et instantanément.
Isoler certaines informations dans des fichiers, en fonction des critères formulés par les utilisateurs, permettant de mieux cibler la recherche d’informations.
Effectuer un suivi rigoureux, notamment lorsqu’il s’agit d’une activité commerciale (stocks, commandes, livraisons, portefeuille client…).
Gérer de manière efficace les opérations de marketing : e-mailing, démarchage…
Organisées en listes déroulantes, ces bases de données accélèrent le processus de traitement de l’information et permettent aux utilisateurs d’être plus réactifs et efficaces.