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Matérialisant le transfert de propriété d'un produit et/ou d'un service, la facture est l'unique document enregistré en comptabilité, ce qui n'est pas le cas pour le devis et le bon de commande. Elle doit être correctement enregistrée. Qu'il s'agisse de factures clients ou de factures fournisseurs, elles devront être classées séparément, par année, mois et numéro.
Pour assurer un bon classement et un bon archivage, l'agent chargé de la saisie de ces pièces comptables devra reprendre les informations clés : date de facturation, date de livraison, référence ou numéro de la facture, référence du bon de commande, nom du client ou du fournisseur, et le montant détaillé (HT, TVA, remise...).
La saisie des factures revient généralement au comptable, toutefois lorsque le volume à traiter est très important, notamment pour les grandes firmes, il est préférable de confier cette tâche à un prestataire externe, digne de confiance. Ce prestataire se chargera de travailler en fonction des directives de son client tout en respectant les règles de confidentialité et les délais de traitement. Ce prestataire externe devra utiliser des logiciels de traitement de données performants, tout en mettant à la disposition de son client une plateforme d'échanges sécurisée.
Externaliser la saisie des factures permet également au donneur d’ordre de minimiser ses coûts de fonctionnement et de dématérialiser ses documents papier. Il pourra également bénéficier d’une vue globale sur son flux de trésorerie. Par ailleurs, en externalisant cette tâche, le client peut focaliser ses efforts sur son activité principale. Il évitera ainsi les dépenses supplémentaires, en louant un local meublé et équipé tout en recrutant du personnel, avec tout ce que cela implique comme charges.
En plus de bénéficier d’archives dématérialisées, le donneur d’ordre peut utiliser les informations saisies pour effectuer des analyses complexes. Il peut s’agir par exemple de l’étude de comportement de ses clients et des tendances du moment tout ceci pour obtenir les solutions pouvant l’aider à développer son activité.
– Scan et tri des factures collectées
– Structuration des informations contenues dans la facture : date, référence ou numéro de la facture, nom du client ou du fournisseur, référence du bon de commande, désignation des articles et/ou des services, montant HT, montant TVA…
– Indexation des factures par famille et identification automatique
– Application des règles de contrôle de l’information comptable saisie
– Intégration de la facture dans le logiciel.