Saisie de note de frais

Une note de frais est le document permettant à un salarié de justifier les frais engagés pour le compte de son employeur et payés de sa poche, et ce dans le but de se faire rembourser. Il s'agit généralement de frais de déplacement, de frais d'hébergement dans les hôtels, de frais de repas, de frais de téléphone ou de frais d'achat d'articles de bureau (papier, stylos...), entre autres. Lorsque la note de frais est validée par l'employeur, elle devient alors une pièce comptable prenant la forme d'une dépense. La note de frais est présentée sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle à l'employeur.

Une note de frais est généralement rédigée par le collaborateur à l'aide d'un logiciel de traitement de texte, puis elle est imprimée sur un support papier avant d'être soumise à l'approbation de son superviseur. Elle contient généralement des informations comme la date, le nom du fournisseur, la désignation de l'article ou du service acheté, le montant, les taxes et le mode de paiement, entre autres. Il est évident que l'employé doit présenter des justificatifs à son supérieur, comme des factures ou des reçus de paiement portant le cachet du fournisseur, et ce afin de permettre à l'employeur de vérifier l'authenticité de la note de frais.

Tout comme pour la saisie des autres pièces comptables, les managers d'entreprises préfèrent confier ces tâches à des prestataires externes, de confiance. Ce transfert leur permet de focaliser leurs efforts sur l'essentiel de leur activité. De plus, cette externalisation évite à l’entreprise de faire face à des dépenses supplémentaires avec la création d'un local dédié à ce genre de tâches, l'achat d'équipement et de mobilier, le recrutement et la formation des collaborateurs chargés de cette mission, sans omettre les différentes charges sociales.

Cette externalisation va permettre à cette entreprise de rester compétitive, en bénéficiant d'un gain de flexibilité et de productivité.