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Lorsqu'une entreprise doit faire face à un nombre important de candidatures au quotidien dans le cadre d'une campagne de recrutement, cela pourrait perturber son fonctionnement. Il est alors nécessaire de dédier un personnel spécial à cette mission. Les demandes d'emploi et les curriculum vitae déposés par les candidats, sur place ou envoyés en ligne (mail, formulaire de candidature...), doivent être triés et organisés. Ceci permet aux chargés du recrutement d'en disposer de manière efficace, pour mener à bien leur campagne de recrutement.
Les tâches faisant appel aux compétences en ressources humaines sont celles qui viennent après les attributions relevant de l'opérationnel. Cette première phase est donc indispensable et doit être bien menée. Il faut pour ce faire rassembler tous les demandes et CV dans le même support tout en les organisant. Leur classement doit se faire en fonction de l'intérêt que présente chaque candidature. Toutefois, cette mission peut nécessiter une durée de traitement plus ou moins longue, notamment lorsque le nombre de postes est important, c'est pourquoi il est recommandé de l'externaliser.
Il existe des sociétés spécialisées dans la saisie et traitement des candidatures. Elles accomplissent une part importante du processus de recrutement, sachant que la décision du recrutement revient toujours au donneur d'ordre.
Les opérateurs de saisie doivent entrer plusieurs informations clés contenues dans les dossiers de candidatures, telles que :
– Le nom, prénom et date de naissance
– Les diplômes et l’expérience
– Les informations de contact comme l’adresse e-mail et le numéro de téléphone. Ils doivent également scanner les demandes d’emploi ainsi que les CV et diplômes de chaque candidat.
Aussi, ils organisent les candidatures dans la base de données, en fonction de leur degré de compatibilité avec les postes demandés. Cette étape facilite grandement la tâche aux chargés de recrutement.
– Avoir la garantie de l’exactitude et de la fiabilité de chaque information saisie dans la base de données, en évitant les erreurs de frappe et les doublons.
– Économiser du temps, car les opérateurs de saisie avec une vitesse de frappe considérable sont habitués à être tenus par des délais.
– Permettre à l’entreprise de se concentrer sur son domaine d’activité.
– Éviter au donneur d’ordre de recruter un ou plusieurs opérateurs, et ce même de manière temporaire, car externaliser cette activité lui évitera de faire face à des dépenses supplémentaires.