Le travail d’un opérateur de saisie n’est pas aussi simple que ça en a l’air. Même si d’une manière générale, il saisit les données alphanumériques et retranscrit les propos en fonction des impératifs (formats, volumes, délais…), il peut être amené à avoir de bonnes connaissances dans le domaine dans lequel il travaille.
Voici les principaux domaines concernés par la saisie de données :
– Le domaine de la comptabilité
C’est l’un des métiers qui nécessite le plus l’assistance d’un opérateur de saisie, tant le volume des informations peut être important, notamment lorsqu’il s’agit d’une grande entreprise, ou d’un cabinet d’expert-comptable. Les données traitées sont nombreuses : libellés, montants, dates, taxes, quantités, créances… Ces données sont extraites du grand-livre, de bilans, annexes, de livres d’inventaires, de comptes de résultats, mais aussi de relevés bancaires ou de documents commerciaux, tels que la facture de vente ou d’achat, à titre d’exemple.
En comptabilité, certains documents doivent être conservés 10 ans après la clôture d’un exercice, car ils sont considérés comme des pièces justificatives. C’est pourquoi, il est important de les stocker dans les bases de données ou logiciels de comptabilité. Par ailleurs, un opérateur de saisie travaillant dans le domaine de la comptabilité, peut être amené à effectuer d’autres tâches comme la préparation de rapports, le rapprochement bancaire, la correction des écarts de comptabilité… En somme, il doit assister l’expert-comptable ou le service comptabilité, et maîtriser de ce fait les procédures comptables de base, tout en étant à l’aise avec les chiffres. Il devra en outre, maîtriser les feuilles de calcul, les logiciels de comptabilité (Sap, Ciel…), les rapports financiers…
– Le domaine médical
Pour une meilleure prise en charge des patients, mais aussi une meilleure gestion des structures médicales (hôpitaux, cabinets médicaux, cliniques et laboratoires d’analyses), il est important d’informatiser les différentes données. La base de données médicale se constitue d’informations médicales extraites de diagnostics, de traitements et de suivi. On peut y trouver des informations concernant l’identité du patient, son âge, son adresse, ses antécédents médicaux, le nom de son médecin traitant, les traitements pris, les dosages, les rendez-vous, ainsi que les admissions et les sorties des patients dans le cas où l’opérateur travaillerait dans un hôpital ou une clinique…
L’opérateur de saisie travaillant dans ce domaine doit avoir une connaissance approfondie de la terminologie médicale. Les données enregistrées doivent être précises et saisies conformément aux procédures de la structure médicale pour laquelle il travaille (cabinet, hôpital…). Aussi, ce domaine exige la protection des données et leur confidentialité. La saisie de données médicales contribue ainsi au développement de la médecine assistée par ordinateur tout en satisfaisant le besoin d’information et de transparence des différents acteurs.
– Le domaine commercial
Parmi les domaines nécessitant le plus la saisie de données et leur traitement, il y a le domaine commercial. Une entreprise, une usine, une grande surface ou autres, doivent gérer des bases de données regroupant différentes informations, telles que le libellé du produit/service, la date de fabrication et d’expiration, la composition, les fournisseurs des matières premières, les clients, les leads, les ventes, les achats, les dépenses…
L’un des logiciels les plus connus dans le domaine commercial, est le CRM. Il contient des données relatives à la prospection commerciale, permettant de faciliter la tâche aux commerciaux. Ce logiciel permet à l’entreprise de connaître les opportunités et de prioriser de ce fait ses actions. Elles peuvent créer des actions commerciales comme les appels téléphoniques et les campagnes d’e-mailing. Un opérateur de saisie doit en plus d’alimenter ces bases de données, les mettre à jour régulièrement, en enrichissant les données relatives aux prospects.
– Le domaine scientifique
Les opérateurs exerçant dans le domaine scientifique, traitent des informations issues de différentes sources et différents formats (articles, manuscrits scientifiques ou techniques, des données provenant de sources audiovisuelles, etc.). Ces documents contiennent un grand volume de formules scientifiques ou mathématiques qui peuvent être assez complexes et difficiles à saisir. Les opérateurs sont chargés aussi de préparer des tableaux ainsi que des graphiques, en plus du classement et de l’archivage des dossiers et des différents documents scientifiques traités.
Généralement, ces opérateurs de saisie sont appelés à travailler en étroite collaboration avec les chercheurs et les doctorants, pour lesquels ils doivent informatiser les travaux de recherche. Les bases de données scientifiques doivent être conçues selon une certaine méthodologie que les opérateurs doivent maîtriser, ainsi que l’emploi d’une terminologie scientifique.
– Le domaine bancaire
Ce domaine est très sensible à la qualité de la saisie. En effet, la moindre erreur pourrait coûter cher aux institutions bancaires ainsi qu’à leurs clients. Manipuler les chiffres de manière continue peut pousser l’opérateur de saisie à commettre des erreurs involontaires, dues à la fatigue ou à la lassitude. Cet agent est appelé généralement à saisir des données extraites des comptes livrets, des chèques, des relevés bancaires… Les données saisies peuvent être des montants, des numéros de comptes, des dates, des coordonnées concernant les clients… Elles sont collectées soit à partir de documents format papier ou à partir de plateformes en ligne.
Il est clair que l’opérateur de saisie doit avoir des connaissances dans le domaine bancaire, car il est parfois appelé en fonction de la structure pour laquelle il travaille, à analyser et à vérifier les données bancaires au fur et à mesure de leur saisie.
Points communs entre ces différents opérateurs de saisie
Quel que soit le domaine de spécialisation de l’opérateur de saisie, il devra :
– Maitriser les logiciels de traitement de texte, comme Microsoft Word et Microsoft Excel, mais surtout les logiciels internes à la structure l’employant ou faisant appel à ses services. L’opérateur de saisie doit également pouvoir travailler avec les logiciels de bases de données ainsi que les systèmes de gestion de la relation client.
– Avoir la capacité d’interpréter correctement les instructions de son employeur ou de son client.
– Pouvoir travailler avec les nombres, les formules, les codes et les différents symboles pouvant être utilisés en fonction du domaine.
– Avoir d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
– Avoir un bon niveau dans la langue de travail (orthographe, grammaire, en vocabulaire, syntaxe en ponctuation).
– Pouvoir travailler de manière autonome et en équipe.
– Vérifier les informations avant leur saisie dans la base de données ou le logiciel, tout en corrigeant les erreurs éventuelles.
– Avoir une bonne vitesse de frappe, une qualité importante lorsqu’il s’agit de saisir du volume. Cela dit, la qualité ne devrait aucunement être sacrifiée.
– Avoir la capacité de travailler sous pression et dans des délais serrés.
– Procéder à l’indexation puis au classement et à l’archivage des documents.
– Avoir une bonne compréhension concernant les problèmes relatifs à la confidentialité des données, sachant que toute violation de leur confidentialité pourrait être désastreuse pour une entreprise ou pour tout autre professionnel.
Souvent, en plus des tâches précédemment citées, cet agent peut être amené à effectuer d’autres tâches administratives, comme :
– Assurer la réception et l’émission des appels téléphoniques
– Saisir et envoyer le courrier et les courriels
– Prendre des notes sous la dictée ou lors d’une réunion ou conférences, en reproduisant fidèlement les propos tenus
– Mettre en forme les données selon le format souhaité par le commanditaire (employeur ou client)
– Établir des devis et les envoyer aux clients
– Saisir des annonces dans les journaux et dans les sites Web spécialisés
Lorsqu’il est performant, un opérateur de saisie salarié ou qui travaille pour une entreprise spécialisée en saisie de données, comme https://www.operateur-de-saisie.com peut être amené à synchroniser l’activité d’une équipe
Un opérateur de saisie, maîtrise-t-il tous les domaines cités plus haut ?
Tout dépend de son statut, s’il s’agit d’un salarié, il est généralement appelé à performer dans un seul domaine voire deux tout au plus. À titre d’exemple, s’il travaille pour une entreprise, il peut assurer la saisie de données commerciales et comptables à la fois. Cependant, s’il travaille en tant que freelance ou avec une agence de saisie de données, là il est préférable qu’il soit polyvalent. En revanche pour acquérir cette polyvalence, il faut qu’il bénéficie d’une certaine expérience, qu’il ne peut acquérir qu’après des mois voire des années de travail, et ce en fonction de la variété des projets pris en charge.
Par ailleurs, la polyvalence est un point positif pour un opérateur de saisie, car ce métier est réputé pour la lassitude dont pourrait souffrir cet agent, à force d’effectuer des tâches répétitives. Ce point a des effets néfastes sur la qualité du travail effectué, car un opérateur de saisie peut effectuer dans ce cas-là des erreurs plus ou moins graves. C’est pourquoi de plus en plus d’opérateurs recourent à l’automatisation, leur permettant de gagner un temps énorme. En effet, grâce à des logiciels comme l’OCR (Optical Character Recognition) et l’ICR (Intelligent Character Recognition), les opérateurs de saisie peuvent convertir des données sous format papier (imprimés ou manuscrits) en données numériques. Cependant, il est recommandé de vérifier les informations converties et de les corriger au besoin.
