Une application de saisie de données

11 septembre 2020 0 Commentaire

Le monde dans lequel nous évoluons est axé sur les données, sachant que ces dernières années les entreprises et les organismes collectent les données de manière continue dans le but d’optimiser la gestion de leurs activités. Alors que certaines données sont collectées de manière numérique, d’autres se trouvent sous format physique et nécessitent une saisie manuelle. Pour contrer cet inconvénient, les professionnels s’appuient sur la technologie, en utilisant notamment des applications de saisie de données. L’avantage principal avec ces applications, c’est qu’elles bénéficient de l’OCR, une technologie basée sur “la reconnaissance optique des caractères”, et permettant de convertir les caractères numérisés en texte, ce qui représente une aubaine pour les professionnels gérant un grand volume de données, comme les industriels.

Comment ces applications peuvent-elles aider un opérateur de saisie ?

Traiter un support papier ou un autre format pour la saisie manuelle de données exige un effort colossal, notamment lorsqu’il s’agit de traiter un volume important de documents. Certains spécialistes estiment qu’un opérateur de saisie passe près de 40% de son temps au bureau à collecter et à traiter les données à saisir, ce qui est énorme.

Pourtant, l’ensemble du processus peut être simplifié, grâce à une solution de capture de données permettant de collecter un important volume d’informations, à partir de fichiers PDF, documents numérisés, courriels… Cette solution devient une nécessité. Voici les principaux avantages :

– Hausse de productivité des opérateurs de saisie, grâce à la réduction des efforts manuels, et de la fatigue intellectuelle associés à la saisie de données.
– Augmentation des résultats et réduction des coûts de la main-d’œuvre, sachant que ces applications permettent parfois de réduire jusqu’à 90% des coûts.
– Saisie rapide et massive de données, facilitant leur exploitation par les différents utilisateurs.
– Amélioration de l’efficacité des processus d’une entreprise, grâce à l’utilisation de données fiables.
– Économie importante de temps.
– Attribution des tâches à forte valeur ajoutée aux ressources humaines, chargées habituellement de la saisie de données.
– Réduction d’erreurs et des coûts associés, en comparaison à la saisie manuelle, sachant que les opérateurs de saisie notamment les débutants ne sont pas infaillibles.

L'application de saisie de données permet :

– L’identification automatique des documents
– L’extraction de données importantes
– La validation de données extraites
– La livraison des données

Ainsi, au fur et à mesure que les données sont indexées, elles peuvent être enregistrées dans un ERP, afin d’être utilisées dans différents processus, comme le rapprochement des factures ou encore la téléprospection.

Même si la plupart des logiciels/applications utilisent l’OCR pour ses nombreux avantages, d’autres recourent à d’autres technologies, comme :
– La reconnaissance intelligente de caractères (ICR) : elle permet d’extraire des caractères manuscrits (alphabétiques, alphanumériques) sur différents documents, tels que les formulaires, le courrier manuscrit et les chèques, entre autres. Cette solution intègre généralement un mécanisme d’apprentissage de nouveaux caractères, permettant au logiciel d’améliorer ses performances, tout en étant associé à des règles lui permettant de prendre des décisions, en cas de doute.

– La reconnaissance de codes-barres (BCR) : elle permet d’extraire les données des codes-barres figurant sur certains documents, comme les bons de livraison, les formulaires de demande ou d’adhésion, les emballages, les médicaments… Cette technologie permet d’identifier les objets et d’obtenir des informations commerciales en temps réel, réduisant ainsi les erreurs de saisie. Certains logiciels/applications permettent même de lire les codes-barres figurant sur des étiquettes abîmées.

– La reconnaissance intelligente des documents (IDR) : elle est destinée pour sa part à la capture de métadonnées en fonction de certaines règles prédéfinies par l’utilisateur final. Les documents traités seront analysés, permettant à l’application d’identifier des mots clés, des codes postaux, des numéros d’enregistrement à la TVA… Cette application est idéale pour des supports nécessitant une classification et une indexation, telles que les factures à volume élevé.

– La capture intelligente basée sur un modèle : cette application se base sur un modèle prédéfini par l’utilisateur final. Elle est capable d’identifier pratiquement tous les caractères contenus dans un document, y compris ceux qui sont manuscrits. Toutefois, le type de documents pouvant être traités est restreint à une trentaine. Il peut s’agir de virements interbancaires, de formulaires de demandes, ou de documents de recensement, entre autres.

Parmi ces applications, on peut citer :

– Adobe Acrobat DC : une application recourant à l’OCR avec la possibilité de reconnaître des caractères PDF et de les convertir en données numériques. Elle est accessible pour les utilisateurs Apple et Android, pour un prix avoisinant les 15 dollars par mois.

– Abbyy FineReader : tout comme Adobe Acrobat DC, cette application sous licence, a la possibilité de convertir des documents en données numérisées, tout en ayant la capacité de reconnaître 192 langues avec une marge d’erreur de l’ordre de 1%. Cette application est disponible en version professionnelle et en corporate, sur PC et Mac. La version complète coûte 299 euros et permet d’automatiser la conversion de près de 5.000 pages mensuellement avec la possibilité de comparer les documents.

– Tesseract : développée par Google, cette application aide à convertir des fichiers PDF et images, en données numériques. Google utilise cette application pour la détection de plagiat de texte dans les vidéos, et dans Gmail pour détecter les spams. Elle est disponible sous Windows, Linux et Mac OS.

– OmniPage : avec cette application, la conversion OCR s’établit tout en conservant la forme du document original. Elle prend en charge Microsoft Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels d’édition de texte. Cette application coûte 149 dollars par an.

– Docufree : il s’agit d’une application OCR comme les précédentes, sauf qu’avec celle-ci les développeurs collectent les documents à numériser et les convertissent eux-mêmes en données numériques, dans leur centre de conversion. C’est idéal dans le cas où l’entreprise ou le professionnel recourant à ce service ne dispose pas d’assez de main-d’œuvre ou est pris par des délais très courts.

– FreeOCR : c’est une application OCR gratuite permettant tout comme les précédentes de convertir des documents en données numériques. Elle prend en charge les images inférieures à 2 Mo avec moins de 5.000 pixels, au format GIF, JPG, BMP, TIFF et PDF. Toutefois, elle n’effectue pas de traitement par lots, de prétraitement d’image ou de conversion au format PDF, entre autres. Aussi, elle permet de reconnaître une trentaine de langues. FreeOCR est très légère et peut être téléchargée sans enregistrement préalable.

– Rossum : il s’agit d’une application conçue pour l’extraction de données de facturation. Se basant sur l’intelligence artificielle, cette application permet à l’opérateur de saisie de capturer les données de n’importe quelle facture, sans pré configuration. Cette application permet de réduire la saisie sur clavier de près de 97%. Aussi, elle a diverses fonctionnalités : extraction des métadonnées, sélection de la zone, disponibilité de divers formats d’édition, indexation, traitement par lots, pré-traitement d’mages, en plus de la prise en charge de plusieurs langues.